关于Master蔡浩

我,Master蔡浩的形象照

大家好,我是「 Master蔡浩」。83年外贸人。

大学时期,经常有不少同学找我修电脑。我一般回答:“先找高手,如果高手搞不定了,再来找我。”做外贸后,偶然把这个段子讲给业务员们听,他们便送了个洋气的绰号——Master,意为“听起来很厉害的样子”。

于是便有了“Master蔡浩”这个外号的由来。

入行外贸,顺风开局

我06年毕业,先在广州干了一年编辑,后因家庭变故去了大连,最后折返到深圳,开始在一家有3个老板、3个员工(含我)的公司做起了外贸业务员。

当时的产品是数码相框(Digital Photo Frame)。在入职3个月的试用期内,我就接了一单约25万rmb的订单,拿了约5千元的提成,于是顺利转正。再过3个月,我又接了约30万的订单。

如果说第1个订单是运气的话,那第2个30万订单就是实力了。在那后,老板对我的态度就好多了,在吃饭喝酒时,还称我为“福将”。

图1:产品彩页,我设计的。

你要问有啥接单经验,我只能回答:没有经验,啥都没有。你要是知道我当时做外贸的状态就明白了,当然我是这么做外贸的:

我坐在客厅(对,此公司开在商住两用的办公楼里,上面的彩页里有地址),老板在隔壁的房间里。公司买了1688上“数码相框”这个词的固定排名。那时也不叫“顶展”,反正就是一周一买,一周约两三千元吧。每天有那么几个,或十多个询价电话打进来,我就坐在客厅的办公桌上接电话。

每当客户在电话里问到我不知道的问题时,我就把话筒一捂,在座位上吼一嗓子:

M总,8501数码相框用的什么方案啊?

H总,9985数码相框用的哪家的屏呀?

Z总,1000台1805数码相框报多少钱呀?

是的,当时我就是一个小白,不清不楚地就接了两张大单,品尝了月薪过万的滋味。

现在回过头来看,我那哪是实力呀,就是运气。准确地说,站在了风口产品上,容易接单,更容易接大单罢了。

创业干b2b:不亏钱但亏了时间

2009年初,我还是一个从没接触过外贸的人,到了年底,我就约上3个好朋友,一共4个人,一人凑了5万块,共20万资金,就开始创业了。

产品还是前公司的数码相框,公司名字叫“深圳市四汇电子有限公司”,英文名是“V4 Electronic Co., Ltd.”。我以及三位股东一致认为这是一个非常好、非常有深意的名字:

  • 四汇:四人相汇的意思。
  • V4:V = We,我们4个人的意思。
曾经的报价单和Logo

我还亲自操刀为公司设计了logo(如上图)。

logo中的4个方块代表4股东,三蓝一红暗示股东由三男一女组成。“汇”字与方块相交,打破了4个方块的死板,同时又把公司名融入了进来。简直perfect,越看越好看!

公司一注册,我们就同时给公司注册了中文域名dpfshow.com( Digital Photo Frame Show)和英文域名iDigitalFrame.com。

2009年的20万,听起来不少,但真要用起来,却是捉襟见肘。比如,那时主流的外贸方式是广交会,但我们却不敢花几万块去参加一届展会。因为本金少,冒不起那个险——能赚固然是好事,如果没接到单,那公司分分钟钟就要倒闭。

况且,我们4个股东,只我有不到一年的外贸经验。其他股东均与外贸不相关。要如何参展,怎么参展等,完全没概念。一句话,不管是资金上,还是经验上,都支撑不了我们去参展,去摸索。

所以,当时我们一方面尽量减少开支,另一方面主要使用免费的方法获取客户。

为了免费地获取客户,我研究了很多技术。比如:

2009年的1688,应该不是1688.com,而是China.alibaba.com,它的排名机制非常简单。每15分钟更新一次排名,产品的上传或更新时间离排名更新时间越近,排名就越靠前。

找到了规律就好办。为此,我用AutoHotKey写了一个脚本,让它每隔15分钟就点击一下“刷新”按钮,获取排名。还单独拿一台旧电脑出来,专门跑这个脚本。AutoHotKey,理解为按键精灵即可,都是自动化执行键盘和鼠标操作的程序。

为了获取免费的询盘,早在2009年,我就系统学习了seo,并为中文网站dpfshow.com优化了百度的排名。当时,搜索“数码相框厂家”、“数码相框工厂”等,我的网站都排名第2页,后来,更是排名前3名。

当然,也进行英文的seo优化,把idigitalframe.com的排名做上去,目标关键词是“China digital photo frame”, digital photo frame wholesale和digital photo frame manufacturer/factory等。

也是在这个时候,我发现alibaba.com有很多”wholesale 产品”、“China 产品”的排名,大量地排在google的第1页结尾,或者第2页开头。

后来,在2011年,还用zencart建了一个DigitalOhotoFrame8.com去做外贸b2c。利用seo获取流量成单,用PayPal收款。再后来,再用Magento建了个DigitalFrame9.com,继续做外贸b2c。

正是因为早在2011年我就实战过外贸b2c,所以在2015年开始听别人说跨境电商有钱赚,是风口时,我一度觉得非常穿越

创业的第3年(2011年底),经过3年打拼,公司还是停留在一年300万左右的水平。除开股东和员工工资还有仓库里押的货,公司其实没什么赚头。

当时,我们内部尝试过转型,由三名股东(创业开始的前3个月走了一位)一人提出一个新产品,尝试去做最后一年,做个最后一搏。结果,因为选品意见不能统一而作罢。最后,另一位负责业务的股东也退出,留下我和前妻(股东)在坚持。

其实是我一个人在坚持,前妻基本是出钱、管账,再后来因为怀孕,公司就是我一个人在管——询盘、业务、采购等,外加管理两个小跟班儿。

就这样坚持了一年后,2012年,我选择了将公司资质转手,移居到广州,并宣告第一次创业的正式结束。

这次过早的创业,虽然在金钱上没有损失(开局20万,结束也还有20万),但在时间、个人成长和机会成本上,我却亏大发了。

因为客户条件的限制:

  • 虽然自己做了几年外贸,但却没有参加过展会,没体会过优质展会客户的味道,更没锻炼出地道的英语口语。
  • 也没有管理过几人、一二十人的团队,顶多是管理三五个人的团伙。
  • 虽然早早地了解到阿里国际站、独立站等,都没有上过与之对应的付费手段,导致推广水平始终在低水平重复。对于推广这个技能而言,都是靠钱堆出来的经验——没投过付费广告,再怎么自学也学不来相关投放经验。

如果有机会重来的话,我会对2009年的自己说:不要过早创业,要先打工5~7年,去各种行业,各种类型的外贸公司工厂呆过,再考虑创业。因为有创业的目标在,所以这段时间的打工其实是为了将来创业练手——用老板的钱,练自己的手。

打工:学了管理经验 + 精通了开发信

2012年移居广州后,中间靠着我的b2c网站DigitalFrame8.com和DigitalFrame9.com,和数码相框的老客户,我还支撑了一年。最后,因为一批货质量不合格,40%的产品都有质量问题,把我最大的一个客户搞死了,不得不出去打工。

于是有了2014年,我去到广州某首饰公司做外贸经理的事情。

入职这家公司时,谈的是底薪8千,当时我的目标也就是一个月1万,底薪8000,提成2000千。

同时,因为没正八经地干过外贸经理,带过团队,对自己当时能否胜任这个岗位,内心其实是相当忐忑的。既然来了,那就硬着头皮上吧——家里还有个可爱的女儿等着我的奶粉钱呢。

这是一家做首饰的公司,在东莞有自己的工厂,广州是销售办公室。

我一来就面对5+5共约10个业务员团队。约,意思就是团队人数是变动着。团队由5名在公司3年甚至5年以上的老人(国际部一部)和5名刚到公司约1年的新人(国际部二部)组成。

我在入职选座位时,我没有选择前经理的大卡座,而是选了外贸主管旁边的位置,同时是一个窗边位。

图:当时工位窗外的风景,把手机伸出玻璃窗外拍的。

空降的外贸经理入职第1件事情,不是去搞业绩,而是要去搞定人——让老板认可你、让团队信服你才行。而且,越是优秀的业务员,往往攻击性是越强的。我当时的情况就是,一部成员相对配合但资历老,二部业绩不错但不配合,且两个部门之前有些敌意的状态。

搞定团队的4个心得

在搞定团队成员这件事情上,我主要用了4招。

第一招,以身作则。

这家公司有加班文化。下午六点,其他部门都陆陆续续下班,唯独外贸部绝大多数人都在加班。象征性地加一下是七点下班,认真加一下就晚上九点或十点。我在试用期的三个月,以及整个两年多的工作时间里,基本都是加班到九十点,最后一个走。

不管业务部门晚上如何加班,第2天还是要准时9点打卡的。迟到或请假都是工资照扣的。只是说,因为外贸部的加班是全公司皆知的,所以大量员工早上迟到,或者请一两个小时事假,我及HR都是照批无误,从不过问的。

其实经常早上到不了的,都是业绩好的员工,一是因为晚上确实在加班搞业绩,甚至回到家也在跟进。另一方面是因为,提成才是他们工资的大头。底薪约5千上下,提成从来都比底薪高,甚至一个月拿一两万的提成。

同时,老板是中午或下午才来上班,一般都晚七八点才下班。早上有人请假他看不到,但如果他下班时,看到外贸部没有50%及以上的人在加班,他就会开会,甩脸色给我和团队看。

图:2016/3/18 周五 19:00,下班已经1个小时了,我部所有业务员都还在加班。用左手遮住脸的,就是后文要讲的R。

碰到这样的老板,不管你愿不愿意,加班是最容易也最好用的战术。而我,因为工作经验全方位落后,也不得不拿这招来应对。

第二招,建立私人的情感链接。

我会先熟悉每一个业务员的简历,并定期1对1、1对2地吃午餐。利用1对1的午餐时间,聊一些相对私人的话题,建立更深入和私人的情感链接。

当然,全部成员的聚会一定是少不了的。这个,主要由老板举行。该老板除了喜欢员工加班外,也喜欢和员工一起吃饭。与其说是爱吃饭,不如说是爱喝酒。在推杯换盏之间,老板向员工画饼,员工向老板表忠心。

为了更好地建立感情,我甚至自费请团队在广州近郊游玩了两天一夜。事后证明,这招不太好用,业务员并不买账……

第三招,树立原则。

我向团队树立的最重要,也差不多是唯一规则就是:

在团队内部,要讲实话。

如果实话太难听或不方便讲,也不能美化或歪曲后讲出来,而是直接说:领导,这个问题我可否不回答,或者改个时间回答。

而且我也一再强调,这是我的底线,我容不得别人撒谎。第1次犯,我当你无意和不小心。第2次犯,我就怀疑你人品有问题并疏远你;第3次犯,就滚吧。能开就把你开了。开不了,那就离开我的团队,爱去哪儿去哪儿。

我这么做的考虑主要有二:

  1. 让自己尽可能地看到事实:某种程度上讲,老板(或领导)是个很可怜的角色,他永远是最后一个知道真相的人。如果他不会领导和管理公司,要么信息流动不畅,要么出了事儿,当事人只想甩锅和不承担责任,根本没打算把事情办好。出了事儿,能拖就拖,能盖就盖。再加上拍马屁氛围一浓,老板眼中的世界就与真实世界就不一样了……
  2. 创造单纯氛围:讲实话的情况多了,搬弄是非的人和空间就少了,团队内部就不会那么多破事儿。特别是对于全是女生的团队,这点更重要。

因为我带的是业务团队,在利益方面和业务员是一致的。如果团队内再少些是是非非,大家更容易静下心来做业务。

对了,树立规则这一条要放在入职的第4个月,即先建立情感链接,再树立规则。而不是反过来,新官上任三把火,一来就严厉地搞,这个顺序是错的哈。

第四招,解决实际问题。

这一招听起来很虚,让我举两个例子。

案例1:解决document问题,大幅提高工作效率

当与妹子们一对一聊天时,就发现他们有个统一的诉求,那就是做业务时,与报价单和PI打交道的时间太长。具体来说,首饰批发,每周或每个月都有几十甚至上百款新品出来。而新品又是开发新客户和促进老客户下单的最重要手段。

于是,一个专业的业务员,都会定期把这些新品全部整理到报价单中。这个工作,当时是没有ERP,全凭业务员本人手动地、费时费力地一个一个地整理并完成。并且,因为竞争关系,业务员之间是不愿意共享这个劳动成果的。即,同一件事情,每个业务员都要重复做一遍。

当时,优秀业务员的报价单有一千多款,而业绩中等或者新人的报价单,可能只有三五百款。做为款式第一的首饰行业,报价单对业绩的限制是显而易见的。一千多款,这是我刚接手并处理这个问题时的数量。后来这一数量增加到约四千款,并持续增加。

同时,假如客户拿着报价单,在里面选了约500款进行下单,有数量、颜色和SKU的不同。业务员就要先花四个小时,把这些款重新整理并形成PI给客户确认。等到客户付了款,再花4个小时,把这个PI整理成内部订单,并一一录入到ERP系统里,方便后面的同事跟单。

也就是说,如果接一张10万或20万RMB的订单,假如数量是500款,业务员一前一后要花8个小时才能处理完订单。而且整个过程都是手动的,错误再所难免。

当时,团队人数继续增加,我由管理两个部门,变成只管理外贸一部,并且公司新来了个外贸经理。

开始处理此事时,第1件事情就是,在一部内部共享报价单,并让业务员轮流制作报价单并共享给团队。因为top sales C的报价单最多最全,为了让C把报价单贡献出来,我本质上是用利益去交换的。同时,严格禁止新版本报价单流入到二部。

这个措施可以立即执行,并执行到位。

二,我花了大量地时间,也组织团队花了大量的时间,对首饰的图片、SKU、feature, dimension,库存数量等关键信息,进行了统一的格式化,并对报价单、PI和公司内部的订单进行了改造。

改造后的效果是,使用新版本报价单的客户,不管他选了50款、500款还是5000款进行下单,业务员都只需要20分钟,就能完成原来8个小时的工作。对了,以前是500款8小时,如果是5000款就是80小时。

这种工作效率上的质的飞跃,一方面让业务员节约出了更多时间去开发客户,另一方面也让业务员更愿意做这种“现货库存”单——这种单因为是从现货里选,不需要生产,所以出货时间只要几天。以前因为document工作量太大,业务员对这种订单是又爱又恨。现在,巴不得客户做现货订单。

当然,这样的大规模杀伤武器,我也是严格禁止流入其他部门的。

案例2:脚踏实地地提升业绩

任何外贸经理都要解决业绩提升的问题,我也不例外。有些管理者是这样提高业绩的:

老板说,今年要新增500万业绩。

外贸经理拿到指标后,就开个业务会议。张三,你今年新增100万,李四你今年50万,王五……。把业绩派到每个人头上后,外贸经理再说一句“大家加油”,然后散会。

这样的管理者,很明显是白痴的,无能的。

如果是我拿到这个目标后,我会这样:

  1. 分析去年有多少客户资源(询盘和展会),成交了多少单,两者相除算出一个客户的成交率。
  2. 分析成交了多少金额,总共多少订单,算出一个平均订单金额。
  3. 500万 / 平均订单金额 = 需要新增加的订单数量
  4. 新增订单数量 / 订单的成交率 = 需要新增的询盘数量。

然后我会跟团队说,新增加的询盘量我来搞定,你们负责多成交500万订单,如何?

当然,除了想办法要资源、搞询盘外,还要定期进行业务培训,提高业务能力。这个没有代表性,就不细聊。反正就是找出业务中的代表性问题,寻找最优解,然后通过开会或培训地形式,把思路、能力和资源输送到每个业务员身上。

回到新增的询盘量上。

当时,这家公司一年参加四到六届展会,其中两届广交会、两届首饰的行业展会,另外还有一两届小的展会。另外,最多的时间有4个阿里国际站账号,其中有两个账号常年都是一个月烧1万多P4P的情况。

展会和阿里国际站投入力度都不小了,再加大投入很明显会效率大减。基于现实,再分析了各种外贸获客渠道后,最后我选择了开发信来发力。(本文最后有一张图,列举了全部外贸获客渠道)

于是就有了我从零开始研发开发信的过程。现在我开发信课程里的内容,主要就是当年研发留下来的。同时,后期也进行了提高和改进。

别看我现在在课程里讲得轻松,当年研发开发信,一点都不轻松。遇到的最大问题就是:业务员习惯了客户上门(阿里询盘、展会客户),同时有现有客户在跟进,一点都不想花时间去搞开发信。毕竟,开发信是一件需要执行力的事。

推进这事儿有多困难?

当我准备好一些开发信网址时,我需要业务员先把客户资料分类,并把里面的称呼和邮箱记录下来。于是我就开了个短会,请有意向的业务员主动报名来参加这个事情,好处就是开发信询盘自己跟进。

我记得非常清楚。在会上,有两个业务员主动报名,说愿意来尝试开发信。于是我分别给二人发了500个网址,要求他们一个一个地打开网址,判断是不是目标客户,并记录下称呼和邮箱,这两件事。

下午约3点开完会,5点不到,两个业务员就陆续告诉我,不能继续搞开发信了……对于没准备的业务员,开发信从开始到放弃只需要两个小时。

没人执行怎么办?那就自己上呗!所以说,起初,我的开发信是被逼出来的,是我一个人干出来的,而不是自然发展出来的。

就这样,我平时除了完成管理、展会等例行工作外,余下全部时间都放在了研究开发信和搞定开发信询盘上。拿到的开发信询盘交给业务员跟进。

整个开发信的前期都是非常孤独和沉闷的,只有我一个人在搞,偶尔出个样品单,也没有啥像样的订单。

转折点发生在我带的西语外贸新人E上。

E是我招进来的新人,因为聪明好学、有干劲,我特别拜托Top Sales C带她,并且分工——业务上的具体问题C辅导,因为她比我更专业。其他问题我辅导。后来,E就直接叫C师傅,而叫我Howard。

开发信询盘,如果是西语的,或者南美的,我都会优先分给E,因为她会西语。

在开发信进行了几个月,进入到平台期时,E一个北非客户,第1张单就约60万RMB,按3%算,提成都有约1.8万。60万单张订单,在公司的订单里算比较大的。

这60万订单一出,才让我部所有业务员意识到开发信的效果。于是,此后,我再要求大家去做开发信时,就没有那种干一个小时就放弃的情况了。我也能感觉到,大家对开发信的效果也非常认可,并且愿意在时间允许的情况下去干了。

随后,E这个客户还下了一张约30万的订单。一个客户,3个月两张单,约90万,让E完成了从业绩排名的后1/3上升到前1/3。

这是当时的第1个成功案例。

第2个成功案例来自R。

R是一名漂亮女生,年龄比公司其他小年青大一点,性格也成熟一点。是那种人很nice,老公很帅又多金的那种女生。R也是我招进来的,我也非常认可她的能力。毕竟,能在香港利丰干几年并当个小leader,自身的综合素质是不错的。

可在入职半年内,业绩还是上不去。其实业绩上不去是正常的,因为时间太短。

我分析过公司其他业务员的成长路径,发现,业务员要做到一年250万~300万业绩门槛,需要约2.5~3年的时间。这还建立在业务员本身能力不错的基础上。而R才6个月,是不可能每个月都出20万订单的。

问题出在她加班少(18:00下班,基本18:30就走了)并且被老板注意到了。老板向我明确指出,R业绩不好,态度不端正,如果不能提升业绩,那就不要干了……

我在1对1谈话中,明确地传达了这个意思,并和R一起分析现状,寻找对策。R因为有家庭,不可能与单身年轻人拼加班,她自己也不是那种类型。最后,我们达成一致,即:每天加班1小时,把18:00~19:00这个加班的1小时全部用在开发信上,希望通过开发信来突破业绩。

这么做还有另外一个层面的原因。展会和阿里国际站是公司的资源,我不太可能通过倾斜这些资源给R,把她的业绩“堆”起来。我想,但业务员不允许,老板也不允许。所以,只能是公司现有资源之外,我自行研发的开发信。

就这样,R每天下班加班1小时,在我的指导下,专门来搞开发信。

R的运气爆发在约一个半月后。通过开发信找到一个美国客户,一个新成立的品牌,在她这里了下了约30万的订单,让她拿到了3%这一档的最高提成。也因为这个亮点,改变了老板对她的看法。老板的看法由之前的“不想干就走”,变成了开会就夸R业务能力强。

走到这一步,开发信在我团队的内部,就不再是一个痛苦的事情,没结果的渠道,而是一个大家都认可的开发业务的渠道。只要大家一有时间,就会找我要客户资料(网址),按我的方法做开发信去了。

而我,除了继续研究开发信技术外,也会大量地做开发信询盘,来实实在在地提升大家的业绩。

图:4台电脑发开发信。

最后的结果大家都知道。2015年5月到2016年5月,通过开发信,我的团队成交了138张订单,合约250万元RMB。前面也提到,有两2张订单就占了约90万RMB。

再后来,因为机缘巧合,我还在公开场合进行了两次关于开发信的演讲。在演讲里我分享了开发信的经验和思路,让外行人多少有所收获。另一方面,公开分享都是只有经验和思想,但没有实操落地的步骤和工具。这也是听线下分享会时,当时感觉很有收获,回去后没有变化的原因——你听来的,总觉得很容易并且收获感满满,而我做的痛苦过程,却没有告诉过你。

图:2016年10月23日,深圳分享合影。伙伴为深米和广米的工作人员。
图:2016年10月23日,深圳分享合影。伙伴为深米和广米的工作人员。

再后来,开发信的主题讲了两场后,就不愿再抛头露面。一方面,重复讲同样的内容挺没意思的,另一方面,我也不打算向讲师转型。

这就是我外贸和开发信的主要经历。

最后

做为一个外贸老人,我近几年一直想自己做,但受限于资金原因,未能如愿。

如果有机会自己做,比如2009年的我和现在读本文的你,我希望你能在出发前就准备好三件事:

  1. 选择一个产品或行业:当你想自己做时,可能手里已经有一个产品了,这个不是本文讨论的重点(其实也很重要,甚至是决定性的)。
  2. 准备一年的固定开支:外贸B2B是一门见效周期相对较长的生意,谈生意都是按月、按年算。我们最好能准备一年的固定开支(房租、生活费),再出发。
  3. 选定一个获取客户的渠道,执行并精通。我想重点强调一下这点。

前面首饰公司的业务员,很多在这几年都开始自己做了。因为是业务员带着老客户创业,所以他们起步都比较轻松。毕竟,老客户意味着定期有订单,每年有一定的进账,资金上没问题,业务能力上也没问题。

而他们自己干了半年一年后,都不约而同地遇到了发展问题。

道理也很简单,他们在打工期间,只干过业务这个模块,对“客户从哪里来”这个核心问题是没有涉猎过的。他们的现在,就如2009年的我,虽然有订单或启动资金在支撑,但自身的实力和规模还不允许自己去参加展会和一个月烧一万P4P地投阿里国际站。只要一步踏空,自身的资金流就可能断裂,造成不得不再次回去打工的局面。

所以,如果准备自己干了,请一定提前选定一个获取客户的渠道,趁着还有老板给你买单,赶紧练习。

最后一条经验,也是最重要的一条

如果你打算自己干了,请一定不要全职。是的,没听错,我说不要全职。最佳的创业姿势是,一边全职,一边以副业地形式创业。具体来说是这样操作的:

  • 找一份“钱多事少离家近”的工作。当然,如果不能全部满足,那就“事少离家近”。
  • 白天用最少的精力完成本职工作,晚上回到家火力全开地搞自己的外贸副业(其实是事业)。
  • 当副业收入大于等于全职工作的5倍时,辞职,将副业转正。

这中间的要点有二:

  1. 晚上的副业才是你的重心,白天的工作,虽然可以积累经验,但只需要利用好8小时即可,不需要996。
  2. 五倍。因为创业有很大的不确定性,以及启动需要更多的资金,所以不要副业收入刚好赶上主业时,就辞职创业了。那样不稳妥。记得,5倍。

最后,让我在分享个人尽皆知,但你不一定注意到的事实:几乎所有作家,在版税能养活自己前,都是一边做份全职的工作,一边利用业余时间写作的。著名如金庸先生、Jk罗琳和刘慈欣,不知名如各种网络小说写手,都是一边全职,一边发展自己的副业的,直到某天临界点的到来。这个临界点,就是前面说的副业收入达到全职工作的5倍。

这样的例子和职业还有很多,只是我们外贸人不容易注意到。因为我们听到成功案例都是那些放手一搏,力挽狂澜的。这叫“幸存者偏差”——只有那些活着并成功的案例,你才有机会听到。更多的、死掉的案例,连被传播的机会都没有。

最后,感谢你能看到这里!

祝你的外贸之旅,顺利!