By 2016年9月24日 0 Comments Read More →

Cathy开发信实操答疑

因为手里事情少,Cathy的开发信进度要快一些。在经过前期的培训和资料分类工作后,Cathy近期发了94 + 64 + 100 = 258封开发信,却没有一封回复。退信到是有一二十封。

一般来说,第一次接触开发信的新手,虽然回复率非常低,达不到Master要求的3%及格水平,但300封下来,还是一定会有回复的。258封一个回复都没有,那一定是不正常的。

看到如此差的结果,临时决定,21日下班,去Cathy公司,当面了解一下情况。主要了解两个问题:

  • Cathy实际操作开发信是怎样的,有无遗漏重要的细节?
  • 开发信的内容

Cathy开发信的实际操作过程

来到公司,站在Cathy座位后面,要求她实际地发送一封开发信,我在站在背后观察。两三分钟后完成,记录Cathy的流程如下:

  • 打开客户网站;
  • 阅读首页和About us(注:她这个客户居然没有about页面,这是多么严重的损失……);
  • 阅读完后,写开发信第一句话
  • 从《WHY CHOOSE US_re2.docx》里抽取卖点,组成中间部分
  • 写结尾最后一句话。
  • 发送。(注:因为是测试,所以把这封开发信发给了我,而不是客户)

最后Cathy的开发信如下(因隐私需要,隐掉了敏感信息)。

Cathy的开发信实例

Cathy的开发信实例

Cathy犯的错误

最严重的错误1:从Word里直接复制内容到邮件正文

即第4步,从《WHY CHOOSE US_re2.docx》里抽取卖点,组成中间部分。

为什么?

因为Word是一种“富文本格式”文件。当从word里复制内容到邮件的正文时,比如foxmail的正文、邮箱web端的正文时,会带入额外的格式。这种格式可能看不到,但在邮件的源代码里,会存在大量不相关的代码。

[图:邮件中的额外的HTML代码]

额外HTML代码至少有两个坏处:

  1. 邮件外观不容易控制:比如上图中的why choose us有下划线,但Cathy本人没有添加,但怎么删除也删不掉。
  2. 有统一的、额外的HTML代码的邮件,当发送量大时,更容易被别为垃圾邮件。

听过我培训的小伙伴,如果还记得我总结的两句话,就应该能理解第2点。哪两句话?自己好好想想 🙂

所以,我们的解决办法是:

将《WHY CHOOSE US_re2.docx》的内容复制出来,贴到TXT里。以后从TXT里抽取需要的文本内容。

这是Cathy犯的最大的错误:不能从word里直接复制文本到邮件正文,要从TXT。不能从word里直接复制文本到邮件正文,要从TXT。不能从word里直接复制文本到邮件正文,要从TXT。

重要的事情说三遍。

错误2:第一句话不到位

Glad to know that your company supports many phone case and other accessories. 这句话太笼统,与我们要求的1对1、“借力打力”差很远。把这句话发给所有做手机外设的客户,都是没问题的。

这样,当客户阅读到开头的第一反应是,这是一封群发邮件,直接影响客户感知,以及让他没兴趣继续阅读下去——反正都一封群发邮件。

错误3:第一段与第二段合并

如Master的方法论里所讲,第一句(也是第一段)话引起注意,第二句(也是第二段)要给客户留下深刻的印象。两句话分成两段,更容易阅读。全大写让客户扫描时,跳不过这里,必须停顿一下。

Cathy的做法,把两段放在了一起,文字太多,让人没有阅读下去的勇气。实际上,在我第一眼阅读这封开发信时,直接就跳过了第一段,因为它多,不想看,也没耐心看。

直接看了why choose us部分。然后心里就莫名其妙——这邮件想干啥?怎么一来就讲“why choose us”?发件人是不是短路了?

然后,然后就没然后了。连结尾都没看,更别谈回复邮件。

其他错误

其他错误比较简单,直接指出,就不讲原因了:

1. 邮件标题写法错误:全大写或全小写邮件标题都是不严谨的,正确的讲法是“标题首字母要大写”,更严谨的讲法是“标题的主、谓、宾等有意义的词首字母大写,介词等无意义词还是小写”……。举例:

  • Wholesale Fashion Jewellery from Master Cai (正确)
  • Wholesale Fashion Jewellery From Master Cai (错误,因为大写了from的首字母)
  • wholesale fashion jewellery from master cai(错误)
  • WHOLESALE FASHION JEWELLERY FROM MASTER CAI(错误)

2. 使用的是@yeah.net邮箱:而不是Gmail, Hotmail, Yahoo等推荐的国外邮箱。收回之前的话,不要用国内的邮箱了,直接从三个国外的邮箱开始吧。

3. Reply us to get FOC sample:是reply this email,而不是us,直接删掉。因为,当客户想要回复邮件时,他一定点击的是“Reply”这个按钮,而不是想到reply cathy。这差别很小,但思维角度却完全不同。

正确的邮件示例

最后,修改后的邮件如下图。

修改后的开发信实例,典型的“三段式开发信”。

修改后的开发信实例,典型的“三段式开发信”。

后记

在当面辅导完的当晚,就收到了Cathy的QQ消息,说收到了第一个询盘。1/258 = 0.39%回复率,离目标还差得远呢。加油!

Posted in: 外贸实战经历

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